Бизнес-кейс «Спектрум»: СОД Sarex для эффективной работы технического заказчика

Эта статья рассказывает про внедрение СОД Sarex в компании «Спектрум». Если хотите узнать, что послужило причиной внедрения и какие требования компания выдвигала к СОД — приглашаем к чтению.

Предпосылки внедрения новой СОД

«Спектрум» — крупная инжиниринговая компания, которая оказывает услуги комплексного проектирования, технического заказчика и EPCM-подрядчика. Одним и ключевых направлений компании является консультирование с продуктами ФТА и ФТМ для технического сопровождения проектного финансирования со стороны кредитных организаций. «Спектрум» на российском рынке с 1998 года и реализовал более 1500 проектов в 85 регионах РФ. Среди проектов, на которых компания выступила техническим заказчиком, — телевизионный комплекс АО «Телекомпания НТВ», аэропорт Магадан, гостиница на Марсовом поле, жилой комплекс Homecity и другие.

Компания «Спектрум», как и многие другие организации, длительное время использовала, в том числе, зарубежные системы управления общими данными (СОД) для оптимизации взаимодействия с клиентами, проектными командами и партнерами, или пользовалась системами, которые уже были развернуты у клиентов. Одной из таких систем была западная платформа Aconex, а также решения от других иностранных и российских поставщиков. Однако после ухода ряда зарубежных вендоров с российского рынка, перед компанией, в частности перед направлением технического заказчика, встал вопрос поиска решения с оптимальным подходом в ценообразовании, удобным и современным интерфейсом, гибким конструктором.

Переход к новой российской СОД был не просто желательным, а необходимым шагом для обеспечения непрерывности бизнес-процессов. Екатерина Шагина, менеджер проектов цифровизации «Спектрум», подчеркивает, что целью миграции было не только воспроизведение функционала предыдущих СОД, но и значительное улучшение эффективности работы. В частности, планировалась автоматизация процесса согласования исполнительной документации и подтверждения объемов выполненных работ. Использование электронной почты и бумажного документооборота, по словам специалиста, являлось неэффективным и не соответствовало масштабам проектов компании.

Отказ от использования систем управления общими данными даже после ухода иностранных вендоров «Спектрум» не рассматривал. Оксана Кочуровская, руководитель группы ассистентов и координаторов в строительстве «Спектрум», подчеркивает колоссальный поток входящей документации, требующей тщательной проверки и учёта. Она приводит наглядный пример: согласование одного комплекта рабочей документации может пройти от 3 до 12 ревизий, а общее количество комплектов на проектах варьируется от 200 до 300 шт. в зависимости от сложности и типа проекта. Учитывая большое количество участников в проектах, критически важным являлось обеспечение единой информационной среды, где все участники имели бы доступ к актуальной информации. Отсутствие такой среды приводит к значительным потерям времени на координацию и решение сопутствующих задач, что в конечном итоге отразится на финансовых результатах компании.

Внедрение лучших практик

Статус СОД как обязательного элемента IT-инфраструктуры технического заказчика закрепила ассоциация «Национальное объединение технических заказчиков» (НОТЕХ), которая собрала и проанализировала лучшие мировые подходы для повышения качества услуг в этой области. Ассоциация разработала карту обязательных цифровых процессов технического заказчика, на которой СОД уверенно заняла свое место. «Спектрум», член НОТЕХ, принимал участие в формировании и апробации карты цифровых компетенций, опираясь на свой многолетний опыт, формируя как собственную стратегию цифрового развития, так и стратегию для других крупных игроков отрасли. Применение СОД стало для компании обязательной практикой, обеспечивающей эффективную работу на каждом этапе реализации проекта.

Новая СОД для «Спектрум»

Обновление среды общих данных в «Спектрум» для направления технического заказчика проходило в два этапа. На первом этапе специалисты отдела цифровизации, отвечающего за проект выбора и внедрения СОД, составили шорт-лист отечественных решений, соответствующих базовым требованиям компании.
К критически важным требованиям отнесли следующие:

• Гибкость настроек системы. Предполагалось, что систему необходимо быстро развернуть под требуемые бизнес-процессы, причем сделать это самостоятельно, без привлечения технической поддержки вендора.
• Комфортная лицензионная политика. Возможность подключать большое количество как внутренних, так и сторонних пользователей, а также разворачивать решение на собственных мощностях. На основе данных критериев «Спектрум» отобрал несколько решений класса СОД, эффективность которых была изучена на практике на втором, практическом этапе.

Выбор СОД в «полевых условиях»

СОД-решения, вошедшие в шорт-лист, тестировали представители нескольких ролей направления технического заказчика «Спектрум»: координаторы, ГИПы, эксперты по проектным разделам, сотрудники отдела цифровизации.

«Мы собирали фокус-группы, состоящие из сотрудников разных направлений, для широкого обсуждения рабочих процессов, которые можно автоматизировать с помощью СОД, – рассказывает Екатерина Шагина. – Затем тестировали каждое из решений, вошедших в шорт-лист, изучали, насколько просто выполнять в нем задачи».

Каждую СОД, прошедшую на этот этап, оценивали по целому ряду критериев:

• Общие критерии. К ним специалисты «Спектрум» отнесли удобство управления файлами, документооборота и непосредственно функции PDM (Product Data Management), в которую входили: конструктор процессов, версионность информационных контейнеров и файлов, сравнение версий документов. Также в рамках оценки общих критериев рассматривали удобство постановки замечаний, согласований, настройки уведомлений с отправкой в почту, оценивали достаточность форматов файлов, которые можно просматривать с помощью системы.
• Возможность интеграции системы с внутренними программами «Спектрум». Например, наличие открытого или частично открытого API.
• QR-коды, ЭЦП и штамп ВПР. Возможность контроля и мгновенного подтверждения с их помощью актуальности находящейся на строительной площадке документации.

• Возможность работы с BIM-моделью. Работа основных производственных подразделений «Спектрум», а также реализации объектов, которыми «Спектрум» управляет как технический заказчик, ведется на базе технологии информационного моделирования. Соответственно, СОД-решения должны были допускать взаимодействие с моделями в исходных форматах, обеспечивать просмотр модели и свойств ее элементов напрямую в браузере.

• Удобный дружелюбный интерфейс. Предполагалось, что он будет представлять собой систему-конструктор, которую можно донастроить под непосредственные задачи пользователей. Интерфейс должен позволять проводить поиск по атрибутам в системе и в целом быть «рабочим» и удобным.

• Инструменты аналитики. Необходимо, чтобы пользователи имели возможность формировать наглядные дашборды прямо в системе.

По результатам практического тестирования было принято решение о внедрении СОД Sarex.

О том, как проходила интеграция новой среды общих данных, реальных результатах пилотного проекта и итогах внедрения читайте в продолжении статьи. Отметим только, что с осени 2024 года сотрудники «Спектрум» полноценно функционируют в СОД Sarex.